Trong môi trường kinh doanh ngày nay, quản trị tri thức đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất và đổi mới tổ chức. Bài viết này sẽ giới thiệu về ba mô hình quản trị tri thức hiệu quả: mô hình quản trị tri thức của Wiig (1993), Choo (1998) và Meyer & Zack (1996). Cùng hocvientrithuc.com khám phá cách mà các mô hình quản trị tri thức này đóng góp vào việc tạo ra và sử dụng tri thức trong tổ chức để đạt được sự thành công và phát triển bền vững.
Quản trị tri thức là quá trình sáng tạo, phát triển và ứng dụng tri thức một cách có hệ thống và minh bạch nhằm tối đa hoá hiệu quả hoạt động liên quan đến tri thức và giá trị doanh nghiệp từ tri thức và tài sản trí tuệ sẵn có. (Sách “People-Focused Knowledge Management”, Karl M. Wiig)
Ba mô hình quản trị tri thức phổ biến:
Mô hình xây dựng và sử dụng tri thức Wiig (1993)
Mô hình quản trị tri thức của Wiig
- Xây dựng, hình thành tri thức: Quá trình hình thành này đến từ sự tích lũy kiến thức từ các cá nhân. Nhân sự có thể tích lũy qua những kinh nghiệm làm việc của bản thân, được đào tạo bài bản thông qua trường lớp, tài liệu có sẵn như sách, bảo. Đồng thời, các cá nhân có thể học tập chính đồng nghiệp, cấp trên của mình để hình thành vốn kiến thức nền tảng cho bản thân.
- Nắm bắt kiến thức: Trong bước này, kiến thức được hữu hình hóa thông qua các tài liệu cụ thể có thể là sách, bản hướng dẫn. Nếu như việc xây dựng kiến thức là việc các cá nhân tự tích lũy vốn tri thức cho riêng mình thì bước nắm bắt này là việc cụ thể ra thành tài liệu cụ thể. Ví dụ điển hình trong doanh nghiệp là quy trình xây dựng đề xuất cho khách hàng, kịch bản làm việc với khách hàng, hay bộ kỹ năng nội bộ cụ thể. Khi được hữu hình hóa, việc truyền tải đến các thành viên là dễ dàng. Khi nhân sự có thể tham khảo và nắm được kiến thức của tổ chức, những năng lực cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả.
- Tổng hợp kiến thức: Đây là quá trình lưu trữ kiến thức trên nền tảng dữ liệu của doanh nghiệp. Hiện nay trong bối cảnh công nghệ bùng nổ, việc lưu trữ dễ dàng thay vì bằng tài liệu trên giấy như trước kia. Các doanh nghiệp có thể xây dựng và lưu kiến thức qua video, tài liệu trên các định dạng. Điều này giúp chia sẻ và tổng hợp kiến thức trở nên dễ dàng. Đồng thời tính bảo mật được nâng cao khi những tài liệu nội bộ sẽ chỉ cấp phép cho những người có trách nhiệm. Điều này tránh tình trạng bị mất tài liệu, kiến thức quan trọng. Nhiều doanh nghiệp đã có buổi huấn luyện nội bộ qua E – learning, nội dung bài giảng, video được lưu lại dễ dàng. Do vậy, những nhân sự có thể truy xuất và tìm hiểu kĩ hơn.
- Áp dụng kiến thức: Sau khi hình thành và chia sẻ, các cá nhân sẽ áp dụng những tri thức đã được đào tạo vào các nội dung công việc cụ thể. Ví dụ khi làm việc với khách hàng, các nhân sự có thể áp dụng những kinh nghiệm và quy trinh đã được chuẩn hóa. Song, chu kì được lặp lại khi trải qua quá trình tương tác và làm việc, những quy trình, chính sách cũ có thể được thay đổi, sáng tạo và ngày càng hoàn thiện hơn.
Mô hình quản trị tri thức Choo (1998)
Mô hình quản trị tri thức Choo nhấn mạnh vào ba bước quan trọng trong quản trị tri thức, có sự liên kết cao và mang tính chiến lược đối với sự phát triển của tổ chức.
Mô hình quản trị tri thức của Choo
- Tạo cảm giác: Quá trình này nhằm đảm bảo sự thích ứng và phát triển bền vững trong môi trường biến động. Tổ chức thu thập thông tin để hiểu rõ thay đổi và xu hướng của khách hàng, đối thủ cạnh tranh và môi trường kinh doanh. Thông qua việc này, tổ chức có thể thúc đẩy sự thay đổi và nâng cao khả năng thích ứng của mình, tạo ra vốn tri thức mới và nâng cao hiệu suất làm việc.
- Sáng tạo tri thức mới: Quá trình này biến trải nghiệm cá nhân thành kiến thức thông qua đối thoại và chia sẻ. Các cá nhân trong tổ chức không ngừng trao đổi và chia sẻ kiến thức để nâng cao vốn tri thức và đáp ứng các thách thức từ thị trường. Việc này giúp doanh nghiệp phát triển khả năng sáng tạo, tạo ra sản phẩm mới và mang lại giá trị cho khách hàng.
- Ra quyết định: Đây là quá trình lựa chọn phương án chiến lược nhằm thích ứng với môi trường biến động. Việc ra quyết định yêu cầu sự hiểu biết sâu sắc về môi trường kinh doanh và năng lực đưa ra quyết định chiến lược. Quá trình này phản ánh sự thay đổi và sáng tạo tri thức mới trong tổ chức.
Mô hình quản trị tri thức này nhấn mạnh vai trò của quản trị tri thức trong việc thích nghi với môi trường biến đổi và tạo ra sự đổi mới mạnh mẽ. Bằng cách liên tục sáng tạo tri thức mới và đưa ra các quyết định chiến lược, tổ chức có thể duy trì và phát triển trong một môi trường kinh doanh thay đổi không ngừng.
Mô hình quản trị tri thức Meyer & Zack (1996)
Mô hình quản trị tri thức do Meyer và Zack đưa ra xác định các giai đoạn khác nhau trong quản trị tri thức. Đây là quá trình tuần hoàn bắt đầu từ thu thập, sàng lọc thông tin, lưu trữ, phân phối và chuyển đổi thành tri thức để truyền tải đến các thành viên.
Thu thập dữ liệu và thông tin
Giai đoạn này tập trung vào chất lượng và độ chính xác của thông tin. Bởi thông tin sẽ là cơ sở để chuyển hóa thành các kiến thức. Dữ liệu và thông tin ở đây có thể hiểu là các cá nhân tìm hiểu và tích lũy những kinh nghiệm trong quá trình làm việc. Từ đó có được những lượng dữ liệu và thông tin cần thiết trong một vấn đề, hay được gọi là vốn hiểu biết, kiến thức nền tảng,
Ví dụ minh họa cho quá trình này là trong bối cảnh doanh nghiệp sản xuất bánh. Nhân sự chịu trách nhiệm sẽ cần tìm hiểu và thu thập những thông tin cần thiết về nhà cung cấp bột mi. Mỗi nhà cung cấp sẽ có thông số kỹ thuật và giá cả khác nhau cũng như là lịch trình giao hàng khác nhau.
Những dữ liệu đã thu thập này sẽ được lưu trữ và chuẩn hóa để phục vụ cho quá trình ra quyết định. Một ví dụ khác là nhân sự kinh doanh sẽ tim hiểu và thu thập thông tin về đặc tính của khách hàng mục tiêu. Thông tin này sẽ được tổng hợp lại và là cơ sở để xem xét cách tiếp cận và sản phẩm phù hợp
Sàng lọc
Sau khi có được hệ thống thông tin thì bước tiếp theo là chọn lọc để chọn ra những thông tin có giá trị để chuyển đổi thành các gói kiến thức. Điều này giúp cho việc lưu trữ và truy xuất trở nên dễ dàng hơn trong tương lai. Sàng lọc được tiếp cận theo nhiều tiêu chí và cách thức khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu của tổ chức như: sàng lọc về logic, vật lý, chuẩn hóa và tinh gọn.
Về vật lý hướng đến mô tả quá trình chọn lọc thông tin và di chuyển dữ liệu từ phần mềm này sang các phương tiện khác. Về mặt logic sẽ cấu trúc lại thông tin thành các định dạng có sẵn, lập chỉ mục và tích hợp thông tin này vào một nhóm thông tin lớn hơn sẽ được sử dụng sau này.
Sàng lọc về logic sẽ giúp việc truy xuất thông tin dễ dàng hơn khi được sắp xếp và phân loại vào các chỉ mục cụ thể, theo tính hệ thống. Trong quá trình thu thập sẽ có những dữ liệu không quan trọng và không quyết định đến định hướng kế hoạch, chiến lược thì cần loại bỏ để tạo sự tập trung, tránh thông tin gây nhiễu.
Lưu trữ và truy xuất
Sau khi có sự sàng lọc để chọn ra thông tin quan trọng nhất và chuẩn hóa theo các mẫu, các doanh nghiệp tiền hành lưu trữ theo dạng phần mềm tùy chỉnh và các tài liệu, hướng dẫn khác. Mục tiêu đề tri thức được giữ gìn và có thể dễ dàng truy xuất đối với các cá nhân trong tổ chức. Qua đó có thể học tập và tự trau dồi năng lực trong nội bộ.
Ví dụ điển hình là thông tin về các giai đoạn tạo ra sản phẩm được tổng hợp, sàng lọc và lưu trữ lại như là tài sản tri thức của tổ chức. Những thông tin quan trọng như công thức tạo ra sản phẩm, thành phần, nguyên liệu và thiết kế của bao bì, nhãn mác. Một ví dụ khác là tài liệu về hướng dẫn cách thức sử dụng phần mềm nội bộ của công ty.
Phân phối
Khi thông tin được lưu trữ lại, giai đoạn này mô tả việc các cá nhân tiếp cận nguồn tài liệu đó. Phổ biến hiện nay là những tài liệu nội bộ như sổ tay nhân viên, hướng dẫn hội nhập đến tài liệu chuyên môn như quy trình chăm sóc khách hàng, hướng dẫn xây dựng đề xuất, hay quy trình thiết kế sản phẩm. Các nhân sự có trách nhiệm sẽ được phần quyền và truy cập những kho tri thức này của doanh nghiệp để nắm được những thông tin nền tảng, phục vụ cho công việc.
Với cách thức này, năng lực cho nhân sự sẽ được trau dồi và hoàn thiện thông qua tiếp cận nguồn tri thức đã được hình thành trong tổ chức. Bên cạnh đó, công ty cần đề cao chủ động cải tiến để làm giàu vốn tri thức liên tục. Điều này nghĩa là những quy trình, tài liệu, hướng dẫn cần làm mới để hướng đến tối ưu hơn trong quá trình làm việc
Truyền tải
Giai đoạn cuối cùng mô tả việc truyền tải kiến thức đến các thành viên trong tổ chức. Quá trình này phụ tùy thuộc vào mức độ phức tạp của tổ chức và đặc điểm của người nhận. Mỗi người nhận sẽ có nhu cầu cụ thể đối với các phần khác nhau. Điều chỉnh và đóng gói tri thức cho từng nhóm người nhận giúp tăng năng suất và hiệu quả.
Ví dụ điển hình là trong một buổi huấn luyện nội bộ những nhân sự kinh doanh muốn nắm bắt kiến thức về kinh nghiệm làm việc với khách hàng, cách thức tiếp cận và thuyết phục họ hiệu quả. Bên cạnh đó, nhân sự về phát triển sản phẩm thì cần nắm được nguyên lý thiết kế, thành phần để có kế hoạch hoàn thiện hơn sản phẩm. Như vậy, với mỗi đối tượng nhân sự họ cần có sự bao quát chung, tuy nhiên cần tập trung vào các kiến thức cụ thể tập trung vào lĩnh vực chuyên môn của họ.
Mô hình quản trị tri thức Meyer & Zack (1996) được coi là một trong những mô hình quản trị tri thức tốt nhất có phạm vi từ đầu đến cuối và bao phủ toàn bộ tổ chức, đưa ra bức tranh toàn cảnh về tất cả các yếu tố trong quản trị tri thức hiệu quả.
Các mô hình quản trị tri thức như của Wiig, Choo, và Meyer & Zack đều đóng góp vào việc hiểu và quản lý tri thức trong tổ chức một cách toàn diện. Mỗi mô hình quản trị tri thức mang lại cái nhìn độc đáo về quá trình tích lũy, sáng tạo, và áp dụng tri thức.
Tuy nhiên, điểm chung của các mô hình quản trị tri thức là sự nhấn mạnh vào việc tạo cảm giác thích ứng, sáng tạo và sự linh hoạt trong quản trị tri thức. Việc kết hợp các phương pháp và nguyên lý từ các mô hình quản trị tri thức này có thể giúp các tổ chức xây dựng một nền tảng tri thức mạnh mẽ và linh hoạt, thích ứng được với môi trường kinh doanh đầy thách thức ngày nay.
Tóm lại, việc áp dụng các mô hình quản trị tri thức hiệu quả không chỉ giúp tổ chức nắm bắt tri thức một cách tổ chức hơn mà còn thúc đẩy sự đổi mới và tăng cường hiệu suất làm việc. Bằng cách áp dụng những nguyên lý và phương pháp của các mô hình quản trị tri thức này, tổ chức có thể phát triển một cách bền vững trong một môi trường kinh doanh ngày càng biến động và cạnh tranh.
